المهام والاختصاصات 824px عرض * 360px طول صورة الصفحة محتوى الصفحةقسـم السكرتاريةالإرتباط التنظيمي:يرتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:تقديم الخدمات الإدارية، والسكرتارية.المهــــام:(1) توزيع أعمال الشؤون الإدارية على الموظفين وتعريفهم بها ومتابعتهم في المهام الوظيفية المناطة بهم.(2) استقبال جميع الخطابات الواردة للمدير العام ومراجعتها وعرضها عليه لأخذ التوجيهات، والعمل على إنفاذ القرارات المطلوبة وإحالة المعاملات للإدارات المختصة حسب توجيهات المدير العام.(3) إعداد ملخصات للمكاتبات المهمة والتقارير والحصول على المعاملات والمعلومات المتعلقة بها قبل عرضها على المدير.(4) استقبال جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمدير وتحويلها.(5) ترتيب مواعيد الاجتماعات والزيارات وتنظيم المقابلات الخاصة بالمدير، واستقبال المراجعين وتوجيههم للإدارات والأقسام ذات العلاقة بالإدارة.(6) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمكتب وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة.(7) متابعة تأمين طلبات المكتب من المستلزمات المكتبية والأثاث والاحتياجات الأخرى لدى الجهات المختصة.(8) تحديد احتياجات الإدارة من الموظفين وتحديد الوظائف الشاغرة التي يُراد شغلها عن طريق الترقية أو التعيين أو عن طريق التعاقد.(9) متابعة حركة الوظائف مع الجهات ذات العلاقة وتجميع المستخرجات الخاصة بها وإعداد خطابات لشغل الوظائف أو تحويرها حسب حاجة الإدارة.(10) متابعة أداء موظفي الإدارة للوصول إلى مستوى عال من الأداء الجيد والتواصل والالتزام الكامل باللوائح والأنظمة، ومتابعة مباشرة المعينين حديثاً والمنقولين وإعداد ورفع تقارير الأداء الوظيفي عنهم إلى المسؤولين أثناء فترة التجربة.(11) القيام بتنظيم إجراءات الحضور والانصراف للموظفين، والإجازات، والانتداب، والبدلات، والمكافآت، والحوافز، وغيرها وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات والصلاحيات المفوضة.قسـم المحاسبـةالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:تقديم الخدمات المالية والمحاسبية للإدارة. المهــــام:القيام بكافة الأعمال المحاسبية من تدقيق وصرف مستحقات وصرف السلف وتنظيم الدفاتر والسجلات وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات.الاتصالات الإداريـةالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من الإدارة وإليها، وتوزيع المراسلات داخل الإدارة وخارجها.المهــــام:(1) استلام جميع المراسلات والمكاتبات الواردة للإدارة وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للأقسام المختصة بالإدارة، مع مراعاة عدم فض المراسلات الخاصة والسرية منها إلا من ذوي الشأن. (2) استقبال جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة لخارج الإدارة وتسجيلها وإرسالها للجهات المصدرة لها.(3) إنشاء ملف عام (الأرشفة الالكترونية) تحفظ فيه صورة واحدة فقط من كل خطاب صادر.(4) وضع التنظيم اللازم للملفات وحفظها بشكلها الأصلي وصيانتها من التلف وإعداد صور لها.إدارة الإشراف والتنفيذالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:متابعة تنفيذ مشروعات الإدارة وفقاً للمواصفات الفنية والبرامج الزمنية.المهــــام:(1) إعداد خطة سنوية لعمل زيارات ميدانية وجولات تفتيشية لجميع المشاريع الجاري تنفيذها بمختلف الإدارات الفرعية بكافة المناطق والمحافظات للتأكد من تنفيذ المشاريع طبقا للعقود والشروط والمواصفات وتقييم جودة تنفيذها ورفع التقارير اللازمة بالنتائج والتوصيات. (2) الإشراف على الأعمال الفنية والإدارية والمالية أثناء تنفيذ المشروعات. (3) مراجعة وتدقيق المخططات ووثائق المشروعات الأساسية.(4) متابعة ودراسة محاضر استلام المواقع للمشاريع المبلغ عقودها، ودراسة المعوقات في حالة عدم تسليم المواقع، ووضع الحلول والتوصيات اللازمة.(5) الاعتماد والموافقة على الجهاز الفني للمقاول ومقاولي الباطن قبل البدء في التنفيذ.(6) الاعتماد والموافقة على الجهاز الفني للمكتب الاستشاري المشرف قبل البدء في التنفيذ.(7) استخراج فسوحات ورخص الخدمات للمشاريع بالتنسيق مع الفروع والجهات ذات العلاقة.(8) متابعة التقارير الشهرية للمشاريع الجاري تنفيذها للتأكد من سير الإنجازات وفقا للبرامج الزمنية ودراستها واتخاذ اللازم بشأنها. (9) متابعة تطبيق آليات الجودة الشاملة وإجراءات اعتماد العينات بالمشاريع وعرضها على لجنة الاعتمادات وإنهاء إجراءاتها.(10) اقتراح تشكيل لجان الاستلام الابتدائي والنهائي للمشروعات، والمشاركة في اللجان، ومراجعة ورفع محاضر الاستلام إلى المدير العام لاعتمادها.(11) مراجعة وتدقيق جداول الحصر والمستخلصات الجارية والختامية الواردة عن الأعمال المنفذة للمشروعات.(12) دراسة الشكاوي المقدمة التي ترد من المقاولين أو من جهات الإشراف والمتعلقة بتنفيذ المشاريع، والرفع إلى المدير العام.(13) دراسة جميع المعاملات التي ترد بطلبات أوامر التغيير والتعميد ببنود الأعمال الإضافية ومحاضر الإيقاف والاستئناف والتمديد وأي تعديلات خلال مراحل التنفيذ، ورفعها للمدير العام لاعتمادها.(14) متابعة المشاريع المتوقفة والمتعثرة ووضع الحلول والمقترحات اللازمة للتغلب على معوقات التنفيذ، ومراجعة ومتابعة الإجراءات النظامية للمشاريع التي صدر لها قرار سحب قبل إعادة طرحها. (15) استقبال المواطنين والمقاولين والمكاتب الاستشارية والإجابة عن استفساراتهم، ودراسة خطابات تأييد العمالة.(16) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(17) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(18) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.إدارة الدراسات والتصاميمالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:إجراء الدراسات وإعداد التصاميم للمشروعات التابعة للوزارة.المهــــام:(1) تحديد الاحتياجات العامة للمشروعات فيما يخص الدراسات والتصاميم، وتقدير تكاليف المشروعات وإعداد الخطط اللازمة لتوفيرها وفق الأولويات.(2) دراسة ومراجعة احتياجات المناطق من المشاريع وتحديد أولوياتها.(3) إعداد الدراسات والتصاميم للمشروعات التابعة للوزارة.(4) دراسة ومراجعة واعتماد التصاميم المقدمة من المتبرعين من خلال المكاتب الهندسية وإبداء الرأي حيالها. (5) إعداد المقايسات وكراسات الشروط والمواصفات للمشروعات المطلوب طرحها.(6) المشاركة في اللجان الفنية لدراسة وتحليل العروض والعطاءات المقدمة.(7) حفظ البيانات والدراسات والتصاميم الخاصة بالمشاريع من خلال برامج الحاسب الآلي المتطورة وفق آلية منظمة بحيث يسهل الرجوع إليها واستخراج المعلومات منها بسهولة ويسر. (8) التأكد من توافق الدراسات والتصاميم للمشروعات مع البرامج التشغيلية وبرامج الصيانة لتقليل التكاليف.(9) دراسة المواد الجديدة الخاصة بالبناء للشركات المتقدمة للوزارة وتقييمها لتحديد جدوى استخدامها.(10) المشاركة في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي للمشروعات التابعة للوزارة بمختلف الإدارات الفرعية بكافة المناطق والمحافظات.(11) إعداد التقارير الفنية للمشاريع التي تتطلب الوقوف عليها، ورفعها للمدير العام.(12) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(13) تنظيم وتحديد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي الإدارة من شاغلي الوظائف الهندسية والفنية ومتابعة توفيرها. (14) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(15) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.إدارة التشغيل والصيانةالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:توفير خدمات التشغيل والصيانة للإدارة وللمشروعات التابعة للوزارة .المهــــام:(1) متابعة توفير كافة خدمات ومستلزمات التشغيل والصيانة. (2) القيام بالزيارات الميدانية والجولات التفتيشية للتأكد من تطبيق آليات الجودة وأعمال النظافة وتقييم أداء المقاولين على التنفيذ طبقا للعقود والشروط والمواصفات ورفع التقارير اللازمة بالنتائج والتوصيات. (3) دراسة ومراجعة احتياجات المناطق من عقود التشغيل والصيانة، وتوزيع الاعتمادات المالية لأعمال الترميم والصيانة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة على ضوء الخطط والأولويات والمبالغ المعتمدة لذلك.(4) إعداد المقايسات وكراسات الشروط والمواصفات لعقود التشغيل والصيانة والنظافة.(5) المشاركة في اللجان الفنية لدراسة وتحليل العروض والعطاءات المقدمة للمنافسات المراد طرحها لأعمال التشغيل والصيانة.(6) الاشراف المباشر على عمليات التشغيل والصيانة ومتابعة الفحوص الدورية لعقود التشغيل والصيانة وإعداد تقارير عنها.(7) معاينة المباني والمنشآت التابعة للوزارة والتي تعاني من ظهور العيوب وتحديد أسبابها ووضع الحلول المناسبة لإصلاحها ومعالجتها.(8) مراجعة جميع المستخلصات الجارية والختامية التي ترد لعقود الصيانة والتشغيل قبل رفعها للصرف.(9) مراجعة المستخلصات لمبنى وكالة المطبوعات والبحث العلمي ومركز الإصدارات.(10) المشاركة في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي لعمليات الصيانة.(11) دراسة المشاكل والصعوبات التي ترد لعقود التشغيل والصيانة ووضع الحلول والمقترحات اللازمة، واستقبال المقاولين والإجابة عن استفساراتهم. (12) متابعة تنفيذ أوامر العمل بالمواقع ومراجعة مستخلصات قطع الغيار.(13) إنجاز جميع الفروع الخاصة بالفروع الثلاثة عشر والخاصة بهيئة الرقابة والتحقيق، والهيئة الوطنية لمكافحة الفساد والخاصة بديوان المراقبة، والمديرية العامة للدفاع المدني.(14) دراسة خطابات تأييد العمالة لمشاريع الصيانة.(15) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(16) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(17) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.إدارة متابعة المشاريع والعقودالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير إدارة الإشراف والتنفيذ.الهــدف العــام:الإشراف والمتابعة للمشاريع.المهــــام:(1) الإشراف على البرامج ومتابعة المشاريع بالأنظمة الالكترونية.(2) متابعة وإدخال بيانات المشاريع في نظام وزارة الاقتصاد والتخطيط، والتحديث مع الفروع كل ثلاثين يوما، ويتم الإدخال في نظام وزارة الاقتصاد كل ثلاثة أشهر.(3) متابعة وإدخال بيانات برنامج (العناية بالمساجد فنيا وتحسين صورة المسجد) لجميع مناطق ومحافظات ومراكز المملكة وتحديثها أسبوعياً.(4) متابعة إدخال جميع مشاريع الوزارة وفروعها في نظام متابعة المشاريع التابع للجنة الدائمة للمشروعات التنموية والخدمية بالديوان الملكي للبابين الرابع والثالث ورفعها للمقام السامي الكريم كل ستة أشهر.(5) الرد على استفسارات كل من: هيئة الرقابة والتحقيق، والهيئة الوطنية لمكافحة الفساد، وديوان المراقبة العامة، والوقوف معهم على المشاريع.(6) الإجابة عن التقارير الصحفية الخاصة بالمشاريع، وتجهيز الاجتماعات وعمل محاضرها، ومتابعة المشاريع الخاصة بالحج.(7) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(8) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(9) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.قسم المشروعات الفنيةالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام الإدارة العامة للمشروعات والصيانة.الهــدف العــام:متابعة المعاملات الفنية وتجميع بيانات المشاريع.المهــــام:(1) متابعة ومعالجة المعاملات الفنية. (2) متابعة وجلب البيانات لكافة المشاريع التابعة للوزارة بجميع الفروع. (3) إعداد قاعدة بيانات لجميع المشاريع الجاري تنفيذها بمختلف الإدارات الفرعية بكافة المناطق والمحافظات تشتمل على المعلومات الأساسية والمواقف التنفيذية ونسب الإنجاز ومقارنتها بالجداول الزمنية وأوامر التغيير والاضافات والتعميدات وغيرها، وحفظ المعلومات من خلال برامج الحاسب الآلي.(4) إعداد خلاصة شهرية توضح الموقف التنفيذي لجميع المشاريع التابعة للوزارة بكافة الفروع.(5) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(6) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(7) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.برنامج المشروعات التطويريةالإرتباط التنظيمي:ترتبط بمدراء الإدارات الآتية:- إدارة الإشراف والتنفيذ.- إدارة الدراسات والتصميم.- إدارة التشغيل والصيانة.الهــدف العــام:العمل على تطوير مستوى العمل الهندسي بالإدارة.المهــــام:(1) دراسة نماذج الوزارة القديمة والعمل على تطويرها، ومتابعة الدراسات والبحوث الهندسية المتعلقة بالمساجد ودراسة إمكانية الاستفادة منها في أعمال التطوير.(2) وضع ضوابط ومعايير ضبط الجودة الشاملة ومتابعة تطبيقها على المشروعات. (3) إعداد دليل لإجراءات اعتماد المواد وإجراءات اعتماد المقاولين والمكاتب الاستشارية ومتابعة تطبيقها.(4) تطوير وإعداد دليل الإجراءات الإدارية وتحديثه بصفة مستمرة، ومتابعة تطبيقه.(5) تطوير تصاميم المباني لتلاءم الأساليب المتطورة،وتنوع البيئات المحلية بين المدن والقرى بما يتلاءم مع الأقاليم المناخية في المملكة.(6) تطوير وتحديث المواصفات الفنية لبنود الأعمال وإعدادها بصورة مفصلة ودقيقة.(7) دراسة إمكانية التوسع في استعمال الطاقة المتجددة في المشاريع التابعة للوزارة.(8) وضع المقترحات لتطوير المواقيت لتكون فرص استثمارية.(9) العمل على تطوير وتطبيق نظم ترشيد استهلاك المياه والكهرباء.(10) تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.(11) إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها إلى المدير العام.(12) أي مهام أخرى تُكلف بها في مجال اختصاصها.